E-Rechnung bei Photovoltaik: Was Anlagenbetreiber empfangen müssen
Wer Strom einspeist, ist umsatzsteuerlich Unternehmer — und muss seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist, auch nicht für Kleinunternehmer.
Der Solarteur schickt die Schlussrechnung, du öffnest die Mail — und findest eine Datei mit der Endung .xml, die dein Rechnungsprogramm nicht kennt und dein Browser als Zeichensalat anzeigt. Kein Versehen, sondern die Regel: Seit dem 1. Januar 2025 gilt zwischen inländischen Unternehmern die Pflicht zur elektronischen Rechnung.
Der überraschende Teil daran ist nicht die Pflicht selbst, sondern wen sie trifft. Wer Strom ins Netz einspeist, ist umsatzsteuerlich Unternehmer — auch dann, wenn er sonst nichts unternimmt, auch als Kleinunternehmer, und auch dann, wenn er einkommensteuerlich gar keinen Gewinn mehr ermitteln muss.
Was eine E-Rechnung ist — und warum ein PDF keine ist
Paragraf 14 Absatz 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Satz 4 stellt daneben die „sonstige Rechnung": Papier oder ein anderes elektronisches Format.
Ein PDF fällt damit in die zweite Kategorie. Es ist elektronisch, aber nicht strukturiert — ein Bild von einer Rechnung, kein maschinenlesbarer Datensatz. Das Format muss nach Satz 6 Nummer 1 der europäischen Norm entsprechen, die auf die Richtlinie 2014/55/EU zurückgeht; in Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Nummer 2 lässt daneben ein vereinbartes Format zu, wenn sich die Pflichtangaben verlustfrei extrahieren lassen. Für die Rechnung selbst gilt unabhängig vom Format eine Ausstellungsfrist von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung.
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Empfangen musst du seit 2025, ausstellen erst später
Das ist der Punkt, an dem die meisten Zusammenfassungen ungenau werden. Paragraf 27 Absatz 38 UStG enthält Übergangsregeln — aber sie betreffen ausschließlich Ausstellung und Übermittlung. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.
Das Bundesfinanzministerium hat das mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass geschrieben. Abschnitt 14.1 Absatz 5 Satz 1 lautet dort: „Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen." Und Satz 2 schließt die Lücke, die sonst die halbe Zielgruppe herausnehmen würde: „Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach Paragraf 19 UStG unterliegt."
| Zeitraum | Ausstellen | Empfangen |
|---|---|---|
| Umsätze 2025 und 2026 | Papier oder anderes Format erlaubt, bis 31. Dezember 2026 | Pflicht seit 1. Januar 2025 |
| Umsätze 2027, Aussteller bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz | Papier oder anderes Format erlaubt, bis 31. Dezember 2027 | Pflicht |
| Umsätze 2027, Aussteller über 800.000 Euro | E-Rechnung | Pflicht |
| Umsätze ab 2028 | E-Rechnung | Pflicht |
Für das Format der sonstigen Rechnung braucht es in der Übergangszeit deine Zustimmung — die aber formlos und auch stillschweigend erteilt werden kann, etwa durch widerspruchslose Annahme eines PDF.
Wer nicht empfangen kann, hat kein Anrecht auf ein PDF
Die härteste Folge steht im selben Absatz, Satz 4: Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, „hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller".
Der praktische Schaden trifft dich bei Regelbesteuerung: Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug. Wer die Anlage mit Vorsteuerabzug gekauft hat, verliert damit Geld an einer Datei, die er nur nicht öffnen konnte.
Bei der Einspeisung rechnet die Gegenseite ab
Die Abrechnung deiner Einspeisung erstellt nicht du, sondern der Netzbetreiber. Paragraf 14 Absatz 2 Satz 5 UStG erlaubt das ausdrücklich: Die Rechnung kann vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, wenn das vorher vereinbart wurde. Das Dokument heißt dann Gutschrift und ist rechtlich eine Rechnung über deine Lieferung.
Daraus folgt die Konstellation, die für Anlagenbetreiber zählt: Die Rechnung über deinen eigenen Umsatz kommt von außen zu dir. Ob sie als E-Rechnung kommen muss, hängt an deiner Besteuerung — und die Ableitung dafür steht nicht im BMF-Schreiben, sondern ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 und Satz 5.
Die Ausnahme für Kleinunternehmer steht in der UStDV
Paragraf 34a UStDV regelt, was in einer Rechnung über Umsätze nach Paragraf 19 Absatz 1 UStG stehen muss. Nummer 6 nennt dabei ausdrücklich den Fall der Ausstellung durch den Leistungsempfänger mit der Angabe „Gutschrift" — die Vorschrift denkt die Einspeiseabrechnung also mit.
Entscheidend ist der letzte Satz: Eine solche Rechnung „kann abweichend von Paragraf 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung übermittelt werden". Für Kleinunternehmer gibt es also keine Frist, die irgendwann abläuft — die Ausnahme ist dauerhaft. Das BMF-Schreiben bestätigt das für Rechnungen nach Paragraf 34a UStDV wörtlich.
Wer unter der Kleinunternehmerregelung bleibt, ist damit auf der Ausstellungsseite entlastet. Paragraf 19 Absatz 1 UStG zieht die Grenzen bei 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr — Werte, die eine Dachanlage im Einfamilienhaus nicht ansatzweise erreicht: Bei einer Vergütung im Bereich von einigen hundert Euro im Jahr liegen zwischen dir und den 25.000 Euro rund zwei Größenordnungen.
Was das für dich als Anlagenbetreiber praktisch bedeutet
| Dokument | Wer stellt aus | Muss es eine E-Rechnung sein? |
|---|---|---|
| Schlussrechnung des Solarteurs an dich | der Betrieb | ja, sobald dessen Übergangsfrist abgelaufen ist |
| Einspeise-Gutschrift, du bist Kleinunternehmer | der Netzbetreiber | nein, sonstige Rechnung ist immer zulässig |
| Einspeise-Gutschrift, du bist regelbesteuert | der Netzbetreiber | abgeleitet ja, weil zwei inländische Unternehmer beteiligt sind |
| Wartungsrechnung an dich als Betreiber | der Betrieb | ja, nach Ablauf der Übergangsfrist |
| Rechnung an dich als Privatperson ohne Anlage | der Betrieb | nein, Paragraf 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 greift nicht |
8 Jahre aufbewahren — und zwar das Original
Paragraf 14b Absatz 1 UStG verlangt, alle erhaltenen und ausgestellten Rechnungen 8 Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer Rechnung aus 2026 läuft sie also bis Ende 2034 — 8 Jahre, in denen die Datei lesbar bleiben muss.
Bei einer E-Rechnung ist das Original die strukturierte Datei, nicht deren Ausdruck und nicht die menschenlesbare Ansicht, die dein Programm daraus erzeugt. In der Praxis heißt das: Die XML-Datei selbst gehört ins Archiv, unverändert. Wer nur die Bildschirmansicht speichert, hat die Rechnung nicht aufbewahrt.
- Ein Postfach festlegen — prüfe im Angebot und im Netzbetreiber-Portal, welche Adresse dort für Rechnungen hinterlegt ist, und dass du sie regelmäßig liest.
- Ein Anzeigeprogramm einrichten — es genügt eine Anwendung, die XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht; ein eigenes Buchhaltungssystem braucht es dafür nicht.
- Die Originaldatei sichern — notiere zu jeder Rechnung Datum, Betrag und Dateiname, und lege die XML-Datei getrennt vom Ausdruck ab.
- Die Gutschriften kontrollieren — schau auf der Rechnung des Netzbetreibers nach, ob die Angabe „Gutschrift" enthalten ist; ohne sie fehlt eine Pflichtangabe.
- Zuordnung sauber halten — 8 Jahre sind lang, und die Betriebsprüfung fragt nach Belegen, nicht nach Erinnerungen.
- Rolle klären. Bist du Kleinunternehmer oder regelbesteuert? Davon hängt nur die Ausstellungsseite ab, nicht der Empfang.
- Empfangsweg benennen. Eine Adresse, die du zuverlässig liest, und eine Software, die strukturierte Rechnungen anzeigt.
- Eingang testen. Lass dir von deinem Steuerbüro oder deinem Betrieb eine Beispieldatei schicken und öffne sie einmal bewusst.
- Archiv trennen. Originaldatei 8 Jahre, Ansichtsdokument nur als Beiwerk.
Was dieser Ratgeber offen lässt
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 enthält kein Wort zu Photovoltaik und keine Passage, die die Einspeise-Gutschrift ausdrücklich behandelt. Unsere Einordnung der Gutschrift folgt aus dem Gesetzeswortlaut, nicht aus einer Verwaltungsanweisung zu diesem Fall — sie ist plausibel, aber sie ist eine Ableitung.
Der zweite Nachteil betrifft die Praxis der Netzbetreiber: Wie und ab wann sie ihre Gutschriften auf strukturierte Formate umstellen, ist nicht einheitlich geregelt und war für uns nicht flächendeckend belegbar. Wer wissen will, was der eigene Netzbetreiber tut, kommt an einer Nachfrage nicht vorbei.
Und schließlich: Bußgelder oder eine eigene Sanktion für einen fehlenden Empfangsweg nennt weder das Gesetz noch das Schreiben. Der Nachteil entsteht nicht durch eine Strafe, sondern dadurch, dass die Rechnung als zugegangen gilt und du sie trotzdem nicht hast.
Häufige Fragen zur E-Rechnung bei Photovoltaik
Bin ich als Besitzer einer kleinen Dachanlage wirklich Unternehmer? +
Reicht mein normales E-Mail-Postfach? +
Darf mein Solarteur mir 2026 noch ein PDF schicken? +
Was passiert, wenn ich die XML-Datei einfach nicht öffne? +
Muss die Gutschrift meines Netzbetreibers eine E-Rechnung sein? +
Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufheben? +
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an mich als Privatperson? +
Zählt eine eingescannte Papierrechnung als E-Rechnung? +
Was ist mit Kleinbetragsrechnungen unter der Grenze? +
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